LEAN vadybos metodų sistema Administracijoje

Klaipėdos miesto savivaldybės administracijoje įpusėjo projektas ,,Paslaugų teikimo gyventojams kokybės gerinimas Klaipėdos regiono savivaldybėse“. Svarbiausias Savivaldybės administracijos tikslas – padidinti paslaugų teikimo greitį ir kokybę bei sutrumpinti ir palengvinti „kliento kelią“, taip pat sumažinti laiko, lėšų švaistymus bei pagerinti organizacinę kultūrą.

Sprendimą savo procesų tobulinimui pritaikyti LEAN metodus Savivaldybės administracija priėmė 2019-aisiais. Projekto metu Klaipėdos savivaldybės administracijoje numatyta pritaikyti 7 LEAN metodus. Iki 2021 m. liepos pabaigos sertifikuoti 5 Vertės srauto projektavimo metodo (VSM), 4 Darbo aplinkos organizavimo (5S), 4 Kasdienių rutininių veiksmų sistemos (Toyota Kata/Vaca), 5 Darbuotojų tobulinimo pasiūlymų sistemos (Kaizen Teian) ir 6 Standartizuoto darbo (SD) vidiniai ekspertai bei apmokyta virš 300 darbuotojų.

Visų pirma Administracijos padalinių vadovai ir darbuotojai susipažino su Lean mąstymo ir veikimo būdu, principais bei Lean programos logika. Buvo gilinamasi į vertės srautus organizacijoje, kas yra šių vertės srautų vartotojai, ir kas žiūrint iš vartotojo požiūrio taško, yra svarbu šiuose vertės srautuose.

Naudodami Lean metodus, Savivaldybės darbuotojai projektavo Esamas procesų situacijas ir ėmėsi eksperimentų (PDCA) siekiant Tikslinės padėties, rengė vertės srauto žemėlapius ir pokyčių planus. Skirtumas tarp Esamos ir Tikslinės situacijos atskleidė problemines vietas. LEAN metodų proceso dalyviai išmėgino nemažai idėjų tobulinant procesus: tobulino darbo sinchronizavimą tarp skirtingų funkcijų, siekiant sumažinti laukimo trukmę, rengė darbo standartus, kuriuose apibrėžė ką kiekvienas proceso dalyvis turėtų daryti vengiant veiklų dubliavimo, peržiūrėjo vadovų dalyvavimo procese vertę, sumažino pakartotinių tikslinimų, vizavimo, parašų skaičių. Optimizavus dokumentų rengimo, gyventojų paklausimų, norminių, poįstatyminių ir kt. dokumentų derinimo laikotarpį, procedūra sutrumpėjo beveik 2 kartus. Vidaus ir siunčiamų popierinių dokumentų beveik neliko.,  Vis labiau mažinant popierinių dokumentų kiekį, pradėta sėkmingai naudotis elektroniniais dokumentais, kurie vis dažniau pasirašomi elektroniniu parašu.

Ir nors nemažai skeptikų sako, kad viešajame sektoriuje LEAN neveikia, visgi patirtis rodo ką kita. LEAN  metodo diegimo metu, išklausius teorinius mokymus, mažais žingsneliais pradėti optimizuoti vykdomi  vidiniai procesai, racionalizuojama ir supaprastinama procesų vykdymo eiga, tobulinamos veiklos organizavimo procedūros, susijusios su gyventojų paslaugų teikimu bei asmenų aptarnavimo kokybe ir prieinamumu.

Savivaldybės administracijos darbuotojai patobulino Gyvenamosios vietos deklaravimo Savivaldybės butuose, Gyventojų priėmimo pas Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vadovus, Kultūros paveldo objekto būklės patikrinimo, Teritorijų planavimo proceso inicijavimo, Žemės sklypo pagrindinės žemės naudojimo paskirties ir/ar naudojimo būdo keitimo direktoriaus įsakymu, Projektinių pasiūlymų užduoties derinimo, Prašymų pritarti inžinerinių tinklų schemai, Skundų, prašymų, kreipimųsi dėl viešosios tvarkos pažeidimų nagrinėjimo (stovėjimas neleistinoje vietoje), Pažymų apie teisę į paramą įsigyti būstui išdavimo, Gyvenamosios vietos deklaravimo konsultacijų ir informacijos pateikimo procedūros ir kt. procesus. Administracijos darbuotojai negaili savo jėgų ir yra motyvuoti tobulinti bei  vykdyti pokyčius.

LEAN rezultatai Savivaldybės administracijoje – augantis našumas ir į veiklos tobulinimą įsitraukiantys darbuotojai ir besikeičianti organizacinė kultūra. LEAN vadybos metodai suteikia puikius įrankius darbuotojų idėjoms surinkti ir įgyvendinti veiklos patobulinimus, kryptingai siekti strateginių tikslų, labai ankstyvoje stadijoje nustatyti problemas ir jas iš karto spręsti.

Savivaldybės administracijoje veiklos tobulinimas vyks ir toliau ‒ bus siekiama ir toliau gerinti gyventojų aptarnavimą. Šiuo metu rengiama piliečių chartija, kuri yra sudedamoji šio projekto dalis, kaip dar vienas žingsnis, skatinantis bendradarbiavimą tarp miesto gyventojo ir Savivaldybės.

Projektas ,,Paslaugų teikimo gyventojams kokybės gerinimas Klaipėdos regiono savivaldybėse" (projekto Nr. 10.1.3-ESFA-R-920-31-0002) finansuojamas iš 2014-2020 m. Europos Sąjungos struktūrinių fondų lėšų.